(JL. MATRAMAN DALAM 3 NO. 7, PEGANGSAAN, MENTENG, JAKARTA PUSAT) E-MAIL: mr.saputro83@gmail.com HP. 081283279783

BIRO JASA PENERJEMAH = PENGENDALIAN PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT DAN HUTANG



Sebagaimana yang telah kita ketahui dalam suatu perusahaan, akuntansi mempunyai fungsi untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi dalam suatu periode tertentu dan pencatatan transaksi tersebut berpengaruh terhadap aktiva, hutang, modal, laba dan biaya-biaya di dalam perusahaan tersebut.
            Dalam pencatatan transaksi ini, akuntansi mempunyai sistem dan prosedur tersendiri. Sistem dan prosedur tersebut  bermacam-macam, dapat berupa sistem dan prosedur atas penjualan tunai, sistem dan prosedur atas penjualan kredit, dan lain-lain. Sistem dan prosedur pada setiap perusahaan umumnya mempunyai tujuan yang sama, yaitu untuk melakukan pengawasan atau pengendalian terhadap pencatatan transaksi akuntansi yang terjadi dalam suatu periode tertentu. Hasil dari pencatatan transaksi itu dapat memberikan suatu informasi yang berguna bagi pihak tertentu yang berkepentingan dengan perusahaan tersebut.
            Sistem dan prosedur yang ada di dalam teori, pada dasarnya berbeda dengan pelaksanaan yang ada di dalam perusahaan. Bertolak belakang dari masalah tersebut diatas, penulis mencoba membahas mengenai Pengendalian Prosedur Pembelian Kredit dan Hutang)



BAB II

T E O R I


            Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia, pengertian hutang adalah kewajiban yang merupakan pengorbanan ekonomis yang wajib dilakukan oleh perusahaan di masa yang akan datang dalam bentuk penyerahan aktiva atau pemberian jasa yang disebabkan oleh tindakan atau transaksi pada masa sebelumnya. (IAI, Prinsip Akuntansi Indonesia, hal. 43).
Hutang yang timbul karena adanya pembelian secara kredit disebut  dengan hutang  yang pasti, yaitu hutang yang jelas jumlah, waktu pembayaran dan pihak yang dibayar. Dilihat dari sudut waktu pembayaran, hutang yang pasti diklasifikasikan sebagai hutang  jangka pendek atau hutang lancar yaitu hutang yang saat jatuh temponya maksimum 1 tahun dan biasanya harus dilunasi dengan aktiva lancar.
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang  saling berhubungan, yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. (Cecil Gillespie, Accounting System, Procedures & Methods, Prentice-Hall, Inc., New Jersey, Edisi 3, 1971, hal. 2).
Didalam sistem akuntansi, prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai  barang atau jasa yang dibeli diterima. Prosedur pembelian secara kredit dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan, yaitu  bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian gudang, bagian hutang, bagian pengeluaran kas, bagian akuntansi.
Prinsip-prinsip internal control dalam pembelian kredit hingga terjadinya suatu hutang sebagai berikut :
1.      Diadakan pemisahan fungsi yang jelas untuk pihak-pihak yang memintan pembelian, melakukan pembelian, menerima barang, menyimpan barang, mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya hutang, dan mengeluarkan uang untuk membayar hutang.
2.      Setiap pembelian harus didasarkan pada permintaan pembelian dan dengan harga yang bersaing serta kuantitas yang optimal.
3.      Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang-barang dari penjual atau suplier untuk memastikan ketepatan waktunya.
4.      Barang-barang hanya akan diterima apabila sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian.
5.      Faktur pembelian diperiksa kebenarannya sebelum disetujui untuk membayar.
6.      Distribusi dari barang atau jasa yang dibeli harus dilakukan dengan benar sehingga laporan-laporan untuk pemimpin  datanya dapat dipercaya.
7.      Sebelum faktur pembelian disetujui untuk membayar harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungan dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.
8.      Dalam hal adanya retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan  untuk mengurangi  hutang  yang akan dibayar.
9.      Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga didapatkan potongan  pembelian.
10.  Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual.

Prosedur pembelian kredit menurut sistem akuntansi adalah :
1.      Bagian gudang atau yang membutuhkan barang membuat surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian yang dibuat rangkap 3. Rangkap 1 untuk bagian pembelian, rangkap 2 untuk bagian gudang, dan rangkap 3 untuk arsip bagian gudang (disimpan menurut urutan nomornya).
2.      Berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian  membuat surat permintaan harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Surat permintaan penawaran harga yang dikirimkan oleh supplier-supplier tersebut, diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan salah satu supplier yang menawarkan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan dengan kwalitas barang atau jasa yang sama.
3.      Bagian pembelian menulis  pesanan pembelian (purchases order) rangkap 6 dan distribusikan kepada supplier (rangkap 1 dan 2), bagian hutang (rangkap 3), bagian gudang (rangkap 4), bagian penerimaan barang (rangkap 5) dan bagian pembelian (rangkap 6).
4.      Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian dicek dan diperiksa kwalitasnya. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang rangkap 3 dan didistribusikan kepada bagian pembelian (rangkap 1), bagian gudang  (rangkap 2) bersama dengan barangnya, dan untuk arsip bagian penerimaan barang (rangkap 3).
5.      Gudang mencocokan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang dan mencatatnya ke dalam kartu gudang dan kartu barang, lalu menyerahkan laporan penerimaaan barang yang sudah ditandatangani oleh kepala gudang kepada bagian penerimaan barang.
6.      Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa dan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Faktur kemudian diserahkan ke bagian hutang.
7.      Bagian hutang menerima faktur pembelian, kemudian memeriksa dan  mencocokannya dengan pesanan pembelian, laporan penerimaan barang dan surat permintaan pembelian. Bila sesuai, bagian hutang membuat voucher rangkap 3 dan didistribusikan kepada  bagian hutang (rangkap 1 dan 2) dan bagian akuntansi rangkap 3.
8.      Bagian akuntansi menerima voucher tersebut dan mencatatnya ke dalam voucher register.
9.      Pada tanggal jatuh tempo, bagian hutang menyerahkan voucher lembar 1 dan 2 ke bagian pengeluaran kas.
10.  Bagian pengeluaran kas memeriksa voucher dan bukti pendukungnya, lalu menulis cek. Cek beserta voucher lembar 2 diserahkan kepada supplier, sedangkan voucher lembar 1 diserahkan ke bagian akuntansi.
11.  Bagian akuntansi mencatat voucher dalam check register, menulis tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan menyimpan voucher dalam arsip urut nomor.
12.  Bagian akuntansi setiap periode menjumlahkan voucher register dan mempostingnya ke dalam buku besar.
13.  Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor dan direkonsiliasi dengan catatan kas.

Prosedur diatas dapat memberikan pengawasan atau pengendalian akan pembelian barang yang dilakukan secara kredit oleh perusahaan dan mengontrol besarnya hutang perusahaan kepada pihak lain.






BAB III
PEMBAHASAN

Perusahaan yang dijadikan objek pembahasan oleh penulis adalah sebuah Proyek Konstruksi yang berlokasi di Jakarta, kita sebut saja dengan PT. X
Sistem dan prosedur akuntansi yang ada di proyek konstruksi ini mungkin tidak berbeda jauh dengan yang ada pada sistem akuntansi yang berlaku dan perusahaan lain. Yang menjadi perbedaan adalah tidak lengkapnya bagian-bagian yang harus terkait di dalam prosedur itu, seperti bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian gudang, di dalam perusahaan ini menjadi satu bagian yaitu bagian logistik, sedangkan bagian utang, bagian akuntansi, dan bagian pengeluaran kas menjadi bagian keuangan.
Prosedur pembelian kredit yang ada pada PT. X, sebagai berikut :
1. Supervisor meminta barang kepada bagian logistik. Bagian logistik membuat Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) rangkap 3 yang harus diotorisasi oleh Manajer yang mengepalai Supervisor yaitu Site Operational Manager dan Project Manager.
9
 
2.  Setelah SPPB disetujui, bagian logistik meminta surat permintaan penawaran harga kepada beberapa supplier. Biasanya supplier-supplier tersebut sudah menjadi relasi tetap perusahaan.
3.  Surat permintaan penawaran harga dari supplier diseleseksi oleh bagian logistik untuk menentukan harga yang paling menguntungkan dengan kualitas barang yang sama, dan membuat surat pesanan pembelian.
4.  Barang dari supplier diterima oleh bagian logistik, lalu dihitung dan diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembelian. Bagian logistik membuat Bon Penerimaan Gudang (BPG) untuk barang yang sesuai dengan pesanan pembelian sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 dan 2 akan digunakan sebagai bukti tagihan atas pembelian barang, sedangkan rangkap 3 sebagai arsip bagian logistik.
5.  Faktur pembelian atau tagihan dari supplier diterima oleh bagian logistik. Faktur ini diperiksa, dicocokkan, dan dilengkapi dengan SPPB, BPG, surat jalan dari supplier, dan kontrak pembelian jika ada, lalu diserahkan kepada bagian keuangan.
6.  Oleh bagian keuangan, faktur ini diperiksa dan dicocokkan kembali, lalu dibuatkan voucher pembayaran (payment voucher) rangkap 2. Faktur yang sudah ada voucher pembayarannya, di sirkulasi kepada para pimpinan atau manajer yang berwenang untuk disetujui dan disahkan. Proses sirkulasi ini, memberitahukan kepada para manajer bahwa perusahaan mempunyai hutang usaha kepada pihak lain, dimana hutang usaha tersebut harus segera dibayar.
7.  Setelah disetujui, bagian keuangan membuat skedul pembayaran atas faktur tersebut dan pembayaran atas tagihan dilakukan dengan cek Biasanya jarak tenggang waktu pembayaran adalah 2 (dua) minggu setelah faktur diterima oleh bagian keuangan.

BAB IV
KESIMPULAN

Perbedaan yang terlihat antara teori yang berlaku dengan penerapan atas pelaksanaan sistem dan prosedur pembelian kredit pada PT. X, sangat jauh sekali. Sistem dan prosedur yang ada di PT. X masih banyak kelemahan dan kekurangannya.
Di dalam teori, bagian pembelian barang, bagian penerimaan barang, dan bagian gudang terpisahkan, sedangkan pada PT. X, semua bagian tersebut menjadi satu yaitu bagian logistik. Hal ini menjadikan pengawasan dan pengendalian atas pembelian barang menjadi kacau. Penyelewengan atas pembelian barang bisa saja terjadi, dan ini dapat menyebabkan hutang perusahaan menjadi semakin besar dan tidak terkendali. Kelemahan ini didukung pula dengan tidak adanya kartu barang, sehingga tidak akan dapat terlihat berapa banyak jumlah barang sudah dibeli dan tersedia di bagian logistik.